二級行政助理(executive assistant II)的主要工作, 是協助助理課程主任(program manager) 及課程主任(program director) 處理文書的工作, 包括課程宣傳、招生、錄取、註冊、選科、時間表、課室、考試、成績、證書、預算、等等的安排。 而此職級的入職最低學歷要求是舊制中學會考5科及格(包括中、英文) 。 但是在30位二級行政助理的同事中, 有超過60%是擁有大學學士學位, 而且他們在入職之前, 已經累積了幾年的工作經驗, 而且有幾位同事已經開始修讀碩士課程。 可能有同事會覺得, 這職級的要求與實際不對稱。
我認為, 不管此職級入職的同事學歷有多高、經驗如何豐富, 他們仍然需要時間與實務去掌握每項工作的運作, 所謂「家有家規」。 再者, 所有工作均需要與不同持份者(stakeholders) 的合作與溝通, 包括同事、老師、學生、等等。 還有, 每個課程或工作小組都存在一些歷史性及新出現的問題, 所謂「家家有本難唸的經」, 都需要時間去了解及學習應對的方法, 是欲速則不達的。 還記得在上世紀70、80年代中文大學及理工學院的會計專業畢業生, 當他們進入國際八大會計師事務所(即現今四大會計師事務所的前身) 當見習審計員時, 可能被指派做一些很普通的工序, 包括影印、抄寫文件及數據等, 這些看似是「無關痛癢」的工作, 其實都可以學習到一些東西。 所以在任何職場裡, 並沒有「重要」與「不重要」的工作, 而只有「正確」與「不正確」的工作態度, 因為任何工作都是打好基礎的機會。
游紹永博士
香港科技專上書院顧問
電郵: joseph.swyau@gmail.com
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28/07/2021