游老師分享(100): 文字的感染力

管理學非常強調「溝通」(communication), 並比喻溝通為企業生存的「血液」。 當然企業裡的溝通, 可以透過不同的方式及渠道, 而在芸芸方式之中, 以文字表達最為有深度。 還記得1980年代初, 我在當時全球最大的中、小型電腦企業, 美國電腦公司Digital Equipment Corporation的香港分公司當管理會計師, 有一次, 我與美國總公司一位人事部高級經理, 共同處理一件比較麻煩的人事問題時, 我看見這位美國同事所寫的一封信, 為了婉拒對方有點不合理的要求, 他用上一個英文字”reluctantly”(無可奈何地), 有禮貌地傳達我們公司並未能接受的決定, 這個英文字, 在我之後40年的行政管理工作中無數次應用過。 

在過往35年的會計教學行政工作之中, 我秉持以「俯首甘為孺子牛」的心態對待及愛護學生, 從而獲得不少學生及畢業生的感恩, 而在不同的表達方式之中, 尤其以文字最為窩心。2012年8月上旬, 我收到兩位剛畢業的會計學士學生送給我的「感謝咭」, 裡面寫了一些非常感恩的字句, 當我看到最後四個字「吾愛吾師」, 不禁為之動容。 

在職場中, 恰當地使用文字表達及溝通, 會帶來深遠的感染力。 

相信為人父母者, 都曾經有過經驗, 在教導兒女時, 多加鼓勵及讚賞字句, 效果及反應會更加良好。 再者, 兒童教育及心理學家都指出以「鼓勵性」方式教導孩子, 是比用「懲罰性」教導方法更為有效。 其實讚賞字句並非只適用於教導孩子, 在職場上亦是大派用場。 在工作中, 讚賞同事的方式很多, 例如在辦公室或會議室的公開表揚, 但受眾人數有限。 機構可以考慮使用內部通訊, 例如內部通訊或電郵去讚賞同事, 這方法不單只可以讓所有或有關同事接收到, 而且還可以留存為永久記錄。 這兩種口頭及筆記讚賞同事的方式都是免費的, 但能夠鼓勵同事繼續努力, 帶出正面效果, 提高機構效益, 而這類非實物性的回報(intangible reward), 對一些已經身處高位的同事比較受用, 因為他們的薪酬待遇(tangible reward) 可能已經頗為理想。 再者, 鼓勵及讚賞能夠提高員工士氣, 增加他們的歸屬感, 降低員工的流失率, 任何機構, 應該善加利用免費的讚賞管理工具, 特別是用文字在公眾通訊中發佈。 

游紹永博士

香港科技專上書院顧問

電郵: joseph.swyau@gmail.com

(全文字數: 847) 

03/09/2021